Regeling Verwerking Persoonsgegevens van de vereniging eXaM

Leden van onze vereniging geven hun nader te noemen persoonsgegevens aan het bestuur om de bestuurstaken te kunnen uitoefenen.
De vereniging eXaM is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals weergegeven in dit document.
De secretaris van het bestuur van eXaM is eerste verantwoordelijke voor het op de juiste wijze omgaan met uw persoonsgegevens en de gegevensbescherming. Het voltallige bestuur is eindverantwoordelijke. Contact via de ambtelijk secretaris: secretariaat.exam@mumc.nl. 
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken.

I Doel en gegevensverwerkingen van persoonsgegevens
De Vereniging vraagt (aspirant-)leden om hun hierna te noemen gegevens. Deze gegevens hebben wij nodig voor de dienstverlening van de vereniging zoals het opstellen en bijhouden van ons ledenbestand en om u per post, e-mail of telefoon te kunnen informeren over activiteiten van de vereniging, ten behoeve van de nieuwsvoorziening en vermelding van activiteiten over zaken die spelen binnen de vereniging. De verstrekte gegevens worden niet zonder uw toestemming  voor andere doeleinden gebruikt en ook niet in bijzondere gevallen aan derden verstrekt. Het ledenbestand is alleen toegankelijk voorprimair de secretaris en voorts de overige bestuursleden voor zover nodig voor hun taken, alsook de ambtelijk secretaris (die het ledenbestand bijhoudt) op basis van een machtigingsverklaring van de vereniging of overeenkomst waarin de wederzijdse rechten en verplichtingen zijn beschreven. Zij zijn Gebruikers of Verwerkers. 

De gegevens die wij van de leden verzamelen zijn de volgende:

A. Voorletters, achternaam
B. Geslacht
C. Adresgegevens
D. Laatste functie binnen MUMC+ 
E. Laatst gewerkt op welke Afdeling in het MUMC+ 
F. Telefoonnummer
G. E-mailadres
H. Datum van aanmelding/ aanvang lidmaatschap
I.  Bank-en betaalgegevens
J.  Beeldregistraties gemaakt bij feesten, excursies en andere evenementen uitgaande van de vereniging 

Opmerking: de zogenaamde ledenlijst vermeldt de gegevens A t/m H

II  Bewaartermijnen persoonsgegevens
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor gegevens van u worden verzameld. In het algemeen betekent dat voor 
– zowel op papier verzamelde persoonsgegevens van leden, als voor persoonsgegevens in geautomatiseerde gegevensbestanden: bewaren tot 1 jaar na einde lidmaatschap vereniging; 
– andere herleidbare persoonsgegevens, zoals beeldregistraties als bedoeld in hoofdstuk I onder J: bewaren tot 10 jaren na registratie. 

III De rechten als (aspirant) lid van de vereniging
  O Algemeen
Een lid kan altijd inzage krijgen in de gegevens die wij van dat lid geregistreerd hebben, dit kan door een e-mail te sturen via contactadres aan het bestuur van onze vereniging. Het lid heeft het recht om fouten in de gegevens te laten corrigeren of te laten wissen of te verzoeken bepaalde  niet noodzakelijke (zie sub D en/of E) persoonsgegevens niet te vermelden.
Na opzegging van het lidmaatschap van de vereniging verwijdert het bestuur al de gegevens van het betrokken lid uit het ledenbestand binnen een jaar na einde lidmaatschap, of later zodra over en weer geen verplichtingen meer bestaan.
  O Gegevensbescherming
Voor beeldregistraties bedoeld in hoofdstuk I, onder J gelden de volgende privacy rechten.
Foto’s en eventuele video-opnamen waarop leden zijn afgebeeld worden door de fotograaf van de vereniging gemaakt ten behoeve van plaatsing op de website van de vereniging. 
Elk lid wordt eenmalig gevraagd een beslissing te nemen ten aanzien van het plaatsen op de website van de vereniging van eventueel tot dat betrokken lid herleidbare beeldregistraties. Dit gebeurt voor de nieuwe leden bij de inschrijving van het lidmaatschap. Het lid heeft bij de beslissing de keuze een algemene toestemming te geven dan wel deze toestemming te weigeren.
De verklaring wordt vastgelegd op het inschrijfformulier voor nieuwe leden en vervolgens door het bestuur geregistreerd.
Leden die niet reageren en geen beslissing hebben genomen worden geacht hun toestemming te hebben gegeven, althans geen bezwaar te hebben tegen de vastlegging van eventuele op hen betrekking hebbende beeldregistraties.
Voor degenen die niet beschikken over digitale communicatiemiddelen zal de verklaring voor toestemming of weigering desgevraagd op papier worden vastgelegd.
Het lid heeft het recht de verklaring van toestemming te herroepen en vanaf dat moment om te zetten in een weigering.
Ook heeft het lid het recht in afwijking van de eerder gegeven algemene toestemming incidenteel bezwaar aan te tekenentegen het plaatsen van bepaalde beeldregistraties op de website van de vereniging, althans alleen voor zover het registraties betreft waarop betrokkene herleidbaar is te traceren. Aan het verzoek wordt, tenzij daar technisch niet aan kan worden voldaan, zo spoedig mogelijk gevolg gegeven.
Elk lid wordt geacht zijn/haar eventuele introducé op de hoogte te brengen van bovenstaande regelgeving, incl. de regels t.a.v. beeldregistraties.
De persoonsgegevens mogen niet worden gebruikt voor marketingdoeleinden.
Het Bestuur draagt zorg voor het bijhouden van een register waarin de toestemming/ weigeringsverklaringen, de intrekkingen daarvan, de incidentele bezwaren en besluiten ter zake worden vastgelegd. 

IV Taken van de gebruikers of verwerkers van gegevens 
De bestuursleden en andere personen die voor de Vereniging uitvoerende werkzaamheden verrichten zijn gebonden aan geheimhouding van uw gegevens. De anderen zijn de ambtelijk secretaris en de fotograaf die foto’s maakt in opdracht van de vereniging. Deze andere personen tekenen een overeenkomst waarin hun taken en verplichtingen- onder meer tot geheimhouding - zijn opgenomen. De bestuursleden en de genoemde andere personen zijn binnen de hun gegeven kaders als verwerker bevoegd en niet op grond van verstrekking van gegevens als bedoeld in Hoofdstuk VI.

V Beveiliging 
Onze databestanden zijn beveiligd tegen onbevoegde en andere ongewenste toegang of verlies. 
Voor technische ondersteuning bij het bouwen of onderhouden van computersystemen en besturingsprogramma’s ten behoeve van de Vereniging wordt gebruik gemaakt van individuele personen of bedrijven. Bij hun werkzaamheden kunnen dezen onbedoeld of onvermijdelijk toegang krijgen tot de persoonlijke gegevensbestanden van de vereniging. De bevoegdheid tot het verrichten van bedoelde bouw- of onderhoudswerkzaamheden verschaft het bestuur slechts op basis van een verwerkingsovereenkomst waarin onder meer de rechten en verplichtingen, waaronder de aansprakelijkheid bij onbevoegd gebruik, worden vastgelegd.

VI Bij uitzondering delen gegevens met derden (verstrekken van gegevens aan derden) 
Toestemming voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden is per aanvraag en van ieder betrokken lid steeds nodig.
Indien derden het bestuur benaderen voor het verstrekken van uw persoonsgegevens uit het gegevensbestand van de Vereniging dan zullen deze dus niet zonder uw expliciete en schriftelijke toestemming worden verstrekt. Overigens zal het bestuur van de vereniging een dergelijk verzoek slechts in behandeling nemen als er geen marketing doeleinden aan de orde zijn en het verzoek een belang dient dat gelijk is aan, of nauw verwant is met, de doelstelling van de vereniging. Van het inwilligen van een verzoek dat op uw persoonsgegevens betrekking heeft wordt (alleen na uw schriftelijke toestemming) in een register aantekening gemaakt. De verstrekking gebeurt op basis van een verwerkingsovereenkomst. 

VII Klachten en Bezwaar
Indien een (aspirant) lid bezwaar heeft tegen een handeling, nalaten of besluit van het bestuur inzake een hem of haar betreffende verwerking van persoonsgegevens dan zal dat bezwaar, indien het bestuur op voorhand meent dat bezwaar niet te kunnen inwilligen, worden voorgelegd aan een of meer deskundigen op het gebied van de persoonsgegevensverwerking of een ingestelde  geschillencommissie die ter zake advies uitbreng(en)(t) aan het bestuur.  

VIII  Overig
Als een lid naar aanleiding van deze uitleg nog vragen of opmerkingen heeft, stuur dan een e-mail aan het in de inleiding genoemde email contactadres. Mocht een lid een klacht hebben over hoe wij omgaan met de gegevens van betrokkene, kan de klacht ook ingediend worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. (Zie ook de info website van de Autoriteit Persoonsgegevens)

Vastgesteld door het Bestuur op: 12 maart 2020 en goedgekeurd door de ALV op: ……………..

(eerstvolgende jaarvergadering)